Vergaderen, hoe doe je dat?

Vergaderen_3Vergaderen, hoe doe je dat? 

We hoppen van vergadering naar vergadering, de ene is interessant en effectief, maar bij de andere meeting is de koffievlek op de witte muur net wat leuker om je aandacht op te focussen. Maar hoe zorg je er dan voor dat je een vergaderzaal uit huppelt zonder het gevoel dat je in deze twee uren ook jouw overvolle mailbox had kunnen beantwoorden? Daar gaan wij je bij helpen!

Stel doelen

Je wilt weten wat er bereikt moet worden met de personen met wie je samen in een ruimte zit. Waarover moet een beslissing worden gemaakt? Zorg dat je als voorzitter dit duidelijk maakt aan de groep, zo staan alle neuzen dezelfde kant op.

Selecteer de deelnemers 

Waarom zou je als facilitair medewerker bij een vergadering zitten over de liquiditeitsbegroting voor de komende periode? Toegegeven, dit is een extreem voorbeeld, maar het heeft een positieve invloed op het behaalde resultaat van een vergadering dat je alleen de personen uitnodigt die daadwerkelijk direct betrokken zijn bij het onderwerp. Niet alleen scheelt dit kostbare tijd van de personen die niet aanwezig zijn, maar ook tijdens de meeting zul je merken dat je tijd over houdt!

Voorbereiding 

Tijdens een vergadering werk je samen met alle deelnemers toe naar het doel (welke natuurlijk duidelijk is). Je mag verwachten van de deelnemers dat zij zich net als jij van hun beste kan willen laten zien, hier kun je ze echter een handje bij helpen door goed van te voren aan te geven welke onderwerpen er allemaal op de agenda staan zodat iedereen zich op zijn eigen manier kan voorbereiden. Dit scheelt weer tijd om de juiste documenten op de laptop op te zoeken. En nee, doe dit niet 10 minuten voordat je de deelnemers verwacht, maar liever een paar dagen voor de vergaderdag.

Zorg voor de juiste temperatuur in de zaal 

Niemand voelt zich op zijn gemak wanneer hij zit te koukleumen, of juist met klotsende oksels in een gezelschap zit, toch? De aandacht moet juist liggen op de essentie van de vergadering. De zalen van Nieuwe Buitensociëteit Zwolle beschikken over klimaatbeheersing, dus daar hoef je geen zorgen over te maken!

Notulen

Voor een goede follow-up is het van groot belang dat er genotuleerd wordt, maar je wilt natuurlijk niet dat één van je deelnemers constant aan het pennen is en dat je daardoor dus waardevolle input mist tijdens je vergadering. Wij adviseren je daarom om de hulp van een professionele notulist in te schakelen. Binnen Nieuwe Buitensociëteit Zwolle hebben wij een samenwerking met www.notuleerservice.nl, waardoor je met grote korting een professional geregeld hebt.

Uiteindelijk willen we allemaal dat de vergaderingen een toegevoegde waarde leveren aan iedereens werkdag. Dus laten we proberen om deze momenten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Heb jij tips voor vergaderingen? We horen ze graag!

Fokke-en-Sukke-hebben-zojuist-9-uur-vergaderd-100712(3270)