10 tips voor de beste online meetings

Online vergaderen en online trainen heeft ons land in korte tijd veroverd. Er kan ontzettend veel online, maar in de kracht schuilt ook een valkuil. Voor de professionals onder ons, die internationaal werken of veel thuiswerken, is online vergaderen inmiddels een vast onderdeel van hun werk. Voor anderen is het in het begin even wennen. Wij helpen je vast op weg met deze 10 tips!

Vind een geschikt online platform om elkaar virtueel te ontmoeten (denk aan Google Hangouts, Microsoft Teams en Zoom). Het werkt allemaal net even anders. Neem de tijd om even te ontdekken hoe het werkt. Raak niet direct gefrustreerd omdat je tijdens de eerste online meeting tijd kwijt bent omdat zaken niet goed werken of omdat niet iedereen direct snapt hoe het werkt. Als je het een paar keer hebt gedaan dan gaat het daarna gewoon vanzelf. Maar accepteer dus dat dit even ‘inregeltijd’ kost.

Om met voldoende aandacht deel te kunnen nemen is het belangrijk dat ieder teamlid een werkplek heeft waar hij/zij niet wordt gestoord of wordt afgeleid door spelende kinderen, een stapel afwas, of het geluid van anderen op de achtergrond. Dit is niet prettig voor jezelf, maar ook niet voor de anderen. Zorg bovendien voor goede verlichting. Het is namelijk erg prettig dat je elkaar goed kunt zien. We missen namelijk al flink wat non-verbale signalen. Als je dan bijvoorbeeld ook nog eens zit te werken met een raam op de achtergrond waar de zon lekker door naar binnen schijnt, dan kan niemand jouw gelaatsuitdrukking zien vanwege het tegenlicht.

Net als bij een vergadering op kantoor, is een goede voorbereiding het halve werk. Is er een agenda, een planning? Heb je jouw actiepunten uitgevoerd en de punten die je wilt inbrengen, goed voorbereid? Ook bij online vergaderen is het belangrijk om te zorgen voor goede vastlegging (wie maakt de notulen of stelt een actiepuntenlijst vast?) en duidelijke afspraken (over pauzes, op tijd zijn, vertrouwelijkheid van onderwerpen, etc.).

Benoem bij de start en de afsluiting duidelijk het doel van deze vergadering, en koppel daaraan ook de conclusies en besluiten. Regel goed wat er met de uitkomsten van het overleg moet gebeuren. De procedures vastleggen van besluiten waarmee jouw team en organisatie gewend zijn te werken, werkt niet per se ook bij virtueel overleg.

Het is erg makkelijk dat iedereen tijdens de vergadering toegang heeft tot de vergaderstukken. Een handig programma is bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint, maar er zijn ook andere mogelijkheden natuurlijk. Het blijkt heel praktisch te zijn als je gezamenlijk in hetzelfde document kunt werken. Maar het hangt natuurlijk helemaal af van de doelen van de bijeenkomst.

Besef dat ook bij virtueel overleg oefening en ervaring nodig zijn om hierin bedreven te worden. Mensen die liever secundair reageren hebben in virtuele vergaderingen extra last van deelnemers die graag het hoogste woord voeren. Vraag ook hen naar hun mening

Gebruik, zeker in overleg met veel deelnemers, de (un)mute knop. Denk zelf na over wat je wilt zeggen voor je begint te praten. Gebruik de chatfunctie voor korte vragen of snel commentaar.

Zorg, naast tijd voor zakelijk overleg, voor momenten voor virtueel koffiedrinken of borreltijd. Goed teamwerk en plezier in samenwerken is ook een sociale activiteit.

Voorkom een virtual devide: sommige mensen worden knap zenuwachtig als van hen (ineens) wordt gevraagd sociale media te gebruiken. Niet iedereen in jouw organisatie heeft per se een moderne smartphone. Bedenk hoe je ook hen bij het team houdt.

Online vergaderen kost meer energie. Het vergt meer van je concentratie omdat je goed moet luisteren naar wie wat zegt. Je staart bovendien continu naar een beeldscherm zonder veel afwisseling. Als je op kantoor bijvoorbeeld gewend bent om twee uur achter elkaar te vergaderen, is online vergaderen een mooie aanleiding om hier een uur van te maken. En als die twee uur absoluut noodzakelijk zijn, maak er dan twee keer een uur van.

Bron: Investmens.nl