Notuleren kun je leren!

Help! Je moet op korte termijn voor het eerst een vergadering notuleren maar je weet niet hoe dat moet. Hoe pak je dit dan aan?

Er zijn veel soorten notulen mogelijk. Dus je moet weten wat er van je wordt verwacht. Bestudeer daarom de notulen van de vorige vergadering en let op de stijl, het taalgebruik en gebruikelijke formuleringen etc. Ook de omvang is belangrijk: worden er veel details weergegeven of gaat het om een beknopte samenvatting?

Bestudeer de vergaderagenda want dit is het belangrijkste document voor een notulist! Welke onderwerpen zijn echt nieuw? En welke agendapunten zijn een vervolg op de vorige vergadering? Lees de notulen van de vorige vergadering en breng in kaart: welke afspraken zijn gemaakt en welke taken zijn verdeeld? Waarschijnlijk komen deze weer ter sprake!

Blader alle vergaderstukken door. Van de nieuwe onderwerpen moet je ook een globaal beeld krijgen. Een voorbespreking met de voorzitter is belangrijk; geneer je niet om hierom te vragen!

Zorg dat je makkelijk aantekeningen kunt maken tijdens de vergadering. Kies wat voor jou het beste werkt: pen & papier, laptop of tablet. Misschien wil je de vergadering opnemen? Vraag wel vooraf toestemming!

Het is niet slim om alles te willen noteren tijdens de vergadering. Dat houd je namelijk niet bij! Schrijf wel de hoofdzaken op, zoals de gemaakte afspraken (de besluiten) en de taakverdeling (de actiepunten). Andere hoofdzaken kunnen bijvoorbeeld zijn: belangrijke informatie (feiten), standpunten (meningen), argumenten en voorstellen. In de meeste vergaderingen zit nogal wat ruis. Dit is alles dat eigenlijk niets met het betreffende agendapunt te maken heeft. Deze ruis moet je weglaten uit je notulen!

De meeste vergaderaars vinden het vastleggen van de besluiten en actiepunten het meest belangrijk. Hier ligt dus je top-prioriteit! Beschouw een besluit als een keuze die de vergaderaars met elkaar maken. Dat kan formeel gebeuren (via een stemming), maar ook informeel (al pratend bereikt men overeenstemming). Noteer bij actiepunten altijd: wie, wat en wanneer.

Vraag (na afloop van de vergadering) om een verduidelijking als dat nodig is. Dat kan bij de voorzitter of een andere deelnemer. Je krijgt meestal alle medewerking! Helemaal niet gek, want de voorzitter en de deelnemers hebben er ook veel belang bij dat je goede notulen maakt!

Wacht niet te lang met het uitwerken van je aantekeningen! Schrijf je notulen binnen 1 of 2 dagen na de vergadering. Vind hiervoor een rustige werkplek waar je niet steeds onderbroken wordt door de telefoon, collega’s of e-mail. Je zult merken dat je écht je concentratie nodig hebt!

Gebruik de notulen van de vorige vergadering als uitgangspunt. De vergaderagenda heb je ook nodig: deze bepaalt de agendapunten in jouw notulen. Bij elk agendapunt noteer je de hoofdzaken. Bijzaken neem je alleen op als noodzakelijke ondersteuning van een hoofdzaak. Laat besluiten en actiepunten goed opvallen. Maak bijvoorbeeld een aparte besluitenlijst en actielijst!

Wanneer je klaar bent: lees je notulen nog eens rustig en geconcentreerd door. Vraag je steeds af: begrijpt iemand die niet bij de vergadering was dit wel? Meestal kijkt de voorzitter de gemaakte notulen eerst na, voordat alle deelnemers de notulen krijgen.

Bron: notuleren.nl